Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Quiénes somos

KleosCotiza es una aplicación web progresiva (PWA) que permite a profesionales, contratistas y pequeñas empresas crear cotizaciones, gestionar clientes y compartir enlaces de aprobación.

Responsable del tratamiento

• Denominación: Luis Fernando Angarita Ruano
• Identificación: Cédula de Ciudadanía No. 1.087.192.058
• Domicilio: San Andrés de Tumaco, Nariño, Colombia
• Correo de contacto en materia de privacidad: [email protected]

2. Alcance y nuestro doble rol

Esta Política aplica a todos los usuarios de KleosCotiza, en cualquier país.

Es fundamental entender que KleosCotiza actúa con dos roles distintos, según de qué datos se trate:

2.1. Somos Responsables (Controller) de los datos de nuestros Usuarios

Cuando tú te registras y usas la aplicación, nosotros decidimos cómo y para qué tratamos tus datos: tu correo, tu número de WhatsApp, tu nombre comercial, tu oficio, tus datos de facturación y tu actividad dentro de la plataforma. De esos datos somos Responsables, y esta Política los cubre íntegramente.

2.2. Somos Encargados (Processor) de los datos que tú cargas sobre tus clientes

Cuando tú registras en KleosCotiza los datos de tus propios clientes (nombre, teléfono, dirección, correo, detalles de la obra), nosotros actuamos únicamente como proveedor de infraestructura tecnológica. Tú eres el Responsable de esos datos frente a tus clientes finales.

Esto significa que:

• Nosotros tratamos esos datos solo siguiendo tus instrucciones, para prestarte el servicio, y no los usamos para fines propios.
• Tú eres responsable de contar con la base legal (autorización, contrato u otra) para cargar esos datos en la plataforma, de informar a tus clientes sobre cómo tratas su información, y de atender las solicitudes que ellos te dirijan sobre sus derechos.
• Si recibimos directamente una solicitud de uno de tus clientes finales, se la remitiremos a ti para que la atiendas, salvo que la ley nos obligue a actuar de otro modo.

Nuestra arquitectura es multi-tenant con aislamiento lógico: los datos de cada usuario están segregados y no son accesibles por otros usuarios de la plataforma.

3. Qué datos recogemos

3.1. Datos que nos proporcionas directamente

• Identificación y contacto: correo electrónico o número de WhatsApp (obligatorio para crear la cuenta).
• Perfil profesional: nombre o nombre comercial, oficio o especialidad, logo o imagen de perfil.
• Datos fiscales y de contacto (opcionales): NIT o identificación tributaria, teléfono, dirección, datos que aparecerán en el membrete de tus cotizaciones.
• Datos de tus clientes: los que tú cargues (ver sección 2.2).
• Comunicaciones: el contenido de tus mensajes cuando nos contactas por soporte.

3.2. Datos que recogemos automáticamente

• Datos técnicos y de conexión: dirección IP, tipo de dispositivo, navegador, sistema operativo, idioma, zona horaria.
• Datos de localización aproximada: país de conexión, derivado de tu dirección IP.
• Datos de uso: páginas visitadas, funciones utilizadas, fechas y horas de acceso, errores técnicos.
• Métricas de interacción con Smart Links: ver sección 5.

3.3. Datos que recibimos de terceros

• Autenticación con Google: si eliges "Continuar con Google", recibimos de Google tu dirección de correo, nombre y foto de perfil, conforme a los permisos que autorices. No recibimos tu contraseña.
• Procesadores de pago: recibimos confirmación del estado de tus transacciones y datos limitados de facturación. No almacenamos números completos de tarjetas de crédito; esos datos son tratados directamente por nuestros procesadores de pago.

3.4. Datos que NO recogemos

No recogemos intencionalmente categorías especiales de datos (salud, origen étnico, opiniones políticas, creencias religiosas, afiliación sindical, vida sexual, datos biométricos o genéticos). Te pedimos no incluir este tipo de información en los campos libres de la aplicación.

4. Para qué usamos tus datos y con qué base legal

5. Smart Links y métricas de interacción

Cuando compartes una cotización mediante un Smart Link, el sistema registra automáticamente información sobre su apertura e interacción, incluyendo:

• Fecha y hora de la primera y última apertura
• Número de aperturas
• Tipo de dispositivo y navegador aproximados
• País aproximado de apertura
• Acciones sobre la cotización (visualización, aprobación, rechazo)

Finalidad: notificarte a ti, como emisor de la cotización, que tu cliente la ha recibido y visto, y permitirte hacer seguimiento comercial.

Importante — información para los destinatarios de una cotización: si has recibido un Smart Link de KleosCotiza, debes saber que el remitente será notificado cuando lo abras. Esta información se recoge por cuenta del profesional que te envió la cotización, quien es el Responsable de esos datos. No usamos esa información para crearte un perfil publicitario ni la compartimos con terceros con fines de marketing. Puedes dirigir cualquier consulta al profesional que te envió el documento, o contactarnos a [email protected].

6. Localización y moneda

Utilizamos la red de Cloudflare para determinar el país aproximado desde el que te conectas, a partir de tu dirección IP (encabezado `CF-IPCountry`). El único fin de este tratamiento es mostrarte los precios en la moneda correcta (COP, USD, EUR u otra) y adaptar aspectos regionales de la aplicación.

No determinamos tu ubicación precisa, no accedemos al GPS de tu dispositivo, y no usamos esta información para publicidad ni para elaborar perfiles.

7. Con quién compartimos tus datos

No vendemos tus datos personales. Los compartimos únicamente con las siguientes categorías de terceros, en la medida necesaria para operar el servicio:

También podremos revelar datos cuando lo exija una autoridad competente, una obligación legal, o para proteger nuestros derechos o la seguridad de las personas. En caso de fusión, adquisición o venta de activos, los datos podrán transferirse al adquirente, informándote previamente.

8. Transferencias internacionales

KleosCotiza opera globalmente. Tus datos pueden tratarse en países distintos al tuyo, incluyendo Estados Unidos y países de la Unión Europea, donde se encuentran los servidores de nuestros proveedores.

Cuando transferimos datos desde el Espacio Económico Europeo, el Reino Unido o Suiza a países sin decisión de adecuación, nos apoyamos en:

• Cláusulas Contractuales Tipo (SCC) aprobadas por la Comisión Europea, incorporadas en nuestros contratos con proveedores; y/o
• Decisiones de adecuación de la Comisión Europea, cuando aplican.

Para usuarios en Colombia, las transferencias se realizan conforme a la Ley 1581 de 2012 y las autorizaciones o mecanismos previstos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Puedes solicitar una copia de las garantías aplicables escribiendo a [email protected].

9. Cuánto tiempo conservamos tus datos

Conservamos tus datos mientras tu cuenta esté activa y durante los períodos posteriores necesarios para cumplir obligaciones legales o defender nuestros derechos.

9.1. Eliminación de cuenta y borrado lógico

Cuando solicitas la eliminación de tu cuenta:

• 1. De inmediato: tu cuenta se desactiva, pierdes el acceso, y tus datos dejan de ser visibles y de utilizarse para prestar el servicio. Técnicamente aplicamos un mecanismo de borrado lógico (marcamos el registro como eliminado) en lugar de una supresión física instantánea.
• 2. Durante un período de hasta 30 días: conservamos los datos en estado inaccesible, por razones de seguridad, prevención de fraude —evitando, por ejemplo, la creación y eliminación repetida de cuentas para obtener créditos gratuitos de forma indebida— y para permitir la recuperación en caso de eliminación accidental.
• 3. Después de ese período: procedemos a la eliminación física, salvo los datos que debamos conservar por obligación legal (principalmente registros contables y fiscales), que se mantienen aislados, con acceso restringido y únicamente para esa finalidad, hasta el vencimiento del plazo legal.

10. Tus derechos

Con independencia de dónde te encuentres, puedes ejercer los siguientes derechos sobre tus datos personales:

• Acceso: obtener confirmación de si tratamos tus datos y una copia de ellos.
• Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
• Supresión: solicitar la eliminación de tus datos.
• Limitación: solicitar que restrinjamos el tratamiento en ciertos casos.
• Portabilidad: recibir tus datos en un formato estructurado y de uso común, o solicitar su transmisión a otro proveedor.
• Oposición: oponerte al tratamiento basado en interés legítimo.
• Revocación del consentimiento: retirar en cualquier momento el consentimiento otorgado, sin que ello afecte la licitud del tratamiento previo.
• No ser objeto de decisiones automatizadas con efectos jurídicos significativos. Actualmente KleosCotiza no toma decisiones de este tipo.

Cómo ejercerlos

• Desde la aplicación: en Ajustes → Legal y Privacidad, donde puedes consultar, actualizar y descargar tus datos, o solicitar la eliminación de tu cuenta.
• Por correo: escribiendo a [email protected] desde la dirección asociada a tu cuenta.

Responderemos en un plazo máximo de 30 días calendario, prorrogable cuando la solicitud sea compleja, informándote de la prórroga. El ejercicio de estos derechos es gratuito.

Si consideras que no hemos atendido adecuadamente tu solicitud, puedes presentar una reclamación ante la autoridad de control de tu país (ver anexos).

11. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger tus datos, incluyendo cifrado en tránsito (TLS), control de acceso basado en roles, aislamiento lógico entre cuentas, autenticación sin contraseña mediante códigos de un solo uso, y registros de auditoría.

Ningún sistema es completamente seguro. En caso de una violación de seguridad que suponga un riesgo para tus derechos, te notificaremos y notificaremos a las autoridades competentes en los plazos legalmente exigidos (72 horas bajo el RGPD).

12. Menores de edad

KleosCotiza está dirigida a profesionales y empresas. No está destinada a menores de 18 años y no recogemos intencionadamente sus datos. Si detectamos que hemos recogido datos de un menor sin autorización válida, los eliminaremos.

13. Cookies y tecnologías similares

Utilizamos almacenamiento local y cookies estrictamente necesarias para mantener tu sesión iniciada, recordar tus preferencias y garantizar la seguridad. Actualmente no usamos cookies de analítica ni de marketing; si en el futuro incorporamos alguna, la detallaremos aquí e implementaremos el banner de consentimiento previo que exige la normativa antes de activarla.

14. Cambios a esta Política

Podemos actualizar esta Política. Cuando los cambios sean sustanciales, te lo notificaremos dentro de la aplicación o por correo antes de que entren en vigor, y —cuando la ley lo exija— te solicitaremos una nueva aceptación.

Cada versión queda identificada con un número y una fecha. Registramos qué versión aceptaste y en qué momento.

Versión actual: 1.0 · Vigente desde: 9 de septiembre de 2026

15. Contacto

[email protected]

San Andrés de Tumaco, Nariño, Colombia

Anexo A — Usuarios en Colombia

Este tratamiento se rige adicionalmente por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes.

• Autorización: al aceptar esta Política mediante la casilla de verificación en el registro, otorgas tu consentimiento previo, expreso e informado para el tratamiento de tus datos personales con las finalidades descritas en la sección 4. Conservamos registro de esta autorización, incluyendo la versión aceptada y su fecha.
• Carácter facultativo: no estás obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. KleosCotiza no solicita datos sensibles; los campos opcionales están identificados como tales.
• Derechos del Titular: además de los enumerados en la sección 10, tienes derecho a conocer, actualizar y rectificar tus datos, solicitar prueba de la autorización otorgada, ser informado sobre el uso dado a tus datos, y revocar la autorización o solicitar la supresión cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida (art. 8, Ley 1581 de 2012).
• Procedimiento: las consultas se atienden en un máximo de 10 días hábiles y los reclamos en un máximo de 15 días hábiles, prorrogables conforme a la ley.
• Autoridad de control: Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Antes de presentar un reclamo ante la SIC, deberás haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.

Anexo B — Usuarios en el EEE, Reino Unido y Suiza

• Bases legales: las indicadas en la tabla de la sección 4.
• Interés legítimo: cuando nos apoyamos en esta base, hemos realizado una ponderación entre nuestros intereses y tus derechos. Puedes solicitar información sobre dicha ponderación.
• Derechos: los enumerados en la sección 10, conforme a los artículos 15 a 22 del RGPD. Plazo de respuesta: un mes, prorrogable dos meses más en casos complejos.
• Transferencias internacionales: ver sección 8.
• Autoridad de control: puedes presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos de tu país de residencia, lugar de trabajo o del lugar de la presunta infracción. En España, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). En Reino Unido, la Information Commissioner's Office (ICO).

Anexo C — Residentes de California (CCPA/CPRA)

• No vendemos ni compartimos tu información personal en el sentido que la CCPA/CPRA da a esos términos, ni la divulgamos con fines de publicidad conductual entre contextos.
• Categorías recogidas en los últimos 12 meses: identificadores (correo, teléfono, IP); información comercial (historial de suscripción y transacciones); actividad de red (uso de la aplicación); información profesional (oficio, nombre comercial); inferencias: ninguna.
• Fuentes: directamente de ti, de tu dispositivo, y de proveedores de autenticación y pago.
• Finalidades: las descritas en la sección 4.
• Tus derechos: conocer, acceder, eliminar, corregir, y solicitar la portabilidad de tu información; limitar el uso de información personal sensible (no recogemos esta categoría); y no ser discriminado por ejercer tus derechos.
• Ejercicio de derechos: a través de [email protected] o desde Ajustes → Legal y Privacidad. Podemos solicitarte verificación de identidad. Puedes designar a un agente autorizado.
• Señales de exclusión: respetamos las señales de preferencia de privacidad del navegador, incluida Global Privacy Control (GPC).

Anexo D — Otros países

Si resides en otro país, se aplicarán las disposiciones del cuerpo principal de esta Política, además de los derechos que te reconozca tu legislación local. Escríbenos a [email protected] para cualquier consulta específica sobre tu jurisdicción.